Projektdetails

Der Senior Transition Manager / Transition Lead steuert und überwacht auf Seiten des Auftraggebers die Transition des/der neuen Managed Service Provider(s) (MSP) übergreifend und tritt gegenüber dem/den neuen MSP sowie dem abgebenden Dienstleister als zentrale Steuerungs- und Eskalationsgegenstelle auf.

Die Rolle ist eine auftraggeberseitige Steuerungs-, Kontroll- und Koordinationsfunktion und ist klar von der durchführungsverantwortlichen Transition-Manager-Rolle des/der neuen MSP sowie den operativ ausführenden Rollen der beteiligten Leistungserbringer abzugrenzen.

Die operative Durchführung der Transition-Leistungen verbleibt bei den jeweils hierfür verantwortlichen Leistungserbringern.

● Steuerung, Überwachung und losübergreifende Orchestrierung der Gesamt-Transition für die Themenschwerpunkte „Onsite

Support“ (Los 1 der laufenden EU-Ausschreibung) sowie „ITSM/Service Desk und Cloud Betrieb & Entwicklung“ (Los 2 der laufenden EU-Ausschreibung) aus Auftraggebersicht, einschließlich Abhängigkeiten, Schnittstellen, kritischer Pfade und wechselseitiger Mitwirkungspflichten zwischen den beteiligten Providern

● Vorbereitung der Transition in der ca. zweimonatigen Vorlaufphase: Aufbau der auftraggeberseitigen Projektorganisation,

Governance, Kommunikations- und Berichtsstrukturen, Beistellung von Planungsgrundlagen

● Begleitung, Prüfung und Qualitätssicherung der vom MSP zu erbringenden Transition-Leistungen entlang definierter Meilensteine (Grundlage sind die Meilensteine M0–M8 der laufenden EU-Ausschreibung; siehe Meilenstein-Tabelle am Ende dieses Dokuments) einschließlich Bewertung der Meilenstein- und Betriebsbereitschaft

● Koordination der auftraggeberseitigen Mitwirkungsleistungen (Zugänge, Onboarding, Räumlichkeiten, Informationsbereitstellung, Freigaben, Funktionstests)

● Koordination einer strukturierten Transition-/Operational-Readiness-Bewertung vor der Betriebsübernahme einschließlich

Aufbereitung einer Go-/No-Go-Empfehlung für den Auftraggeber

● Steuerung und Koordination der Re-Transition / des Exit-Managements des aktuellen (abgebenden) Dienstleisters: Durchsetzung der vertraglichen Exit- und Mitwirkungspflichten, Sicherstellung der vollständigen Übergabe von Systemen, Daten, Dokumentation und Wissensobjekten sowie Vermeidung von Betriebslücken am Übergabestichtag

● Schnittstellenmanagement zum abgebenden Dienstleister sowie zu weiteren Dienstleistern und Fachbereichen des Auftraggebers

● Steuerung der Ramp-Up-/Hypercare-Phase und Sicherstellung eines stabilen Übergangs in den Regelbetrieb einschließlich

Definition und Bewertung geeigneter Exit-Kriterien für die Hypercare-Phase sowie Inkrafttreten der Service Level und Pönale-

Regelungen

Aufgaben / Arbeitspakete:

Steuerung & Projektmanagement:

● Aufbau und Betrieb der auftraggeberseitigen Projektsteuerung; Erstellung, Vorgabe und Pflege eines integrierten

auftraggeberseitigen Transition-Fahrplans in Abstimmung mit den MSP-Transitionsplänen und dem Exit-/Übergabeplan des

abgebenden Dienstleisters

● Überwachung von Terminen, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Aufwänden und Qualität; Soll-/Ist-Abgleich gegen den Meilensteinplan (M0–M8 des Transition-Leistungsscheins) einschließlich kritischer Pfade und losübergreifender Abhängigkeiten

● Kontinuierliches Risiko-, Issue- und Change-Management aus Auftraggebersicht; frühzeitiges Flaggen von Terminrisiken für den Betriebsstart

● Kaufmännische Begleitung der Transition: Prüfung und Nachverfolgung der vertraglich geschuldeten Transition-Leistungen,

Meilensteine und ggf. vergütungsrelevanten Leistungsbestandteile sowie transparente Aufbereitung von Abweichungen für den Auftraggeber

Governance & Gremien:

● Vor- und Nachbereitung sowie Wahrnehmung der auftraggeberseitigen Rollen im Lenkungsausschuss, Transition Management Meeting und den Transition Status Meetings je Teilprojekt

● Wahrnehmung der operativen Eskalationsinstanz auf Auftraggeberseite sowie Steuerung des Eskalationsprozesses; strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsbedarfen und Herbeiführung zeitnaher Entscheidungen in den jeweils zuständigen Governance- und Management-Gremien

● Sicherstellung des Berichtswesens: Prüfung, Plausibilisierung und Bewertung der Fortschrittsberichte des/der MSP sowie

konsolidierte auftraggeberseitige Status- und Managementberichterstattung

Koordination der Mitwirkung des Auftraggebers:

● Koordination der Bereitstellung von Zugängen, Accounts, Onboarding, Räumlichkeiten und Standortzugängen (u. a.

Standortbesichtigung für den „Onsite-Support“, Systemzugänge Azure-Portal/ISMS-Zugänge)

● Steuerung der Beistellung von Informationen, Daten, Dokumenten und Planungsgrundlagen

● Koordination von Funktionstests, Freigaben, Abnahmekriterien und „Freeze“-/Stillstandzeiten auf Auftraggeberseite; Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung der für Meilenstein- und Readiness-Entscheidungen erforderlichen Nachweise

Transition Readiness & Abnahmemanagement:

● Definition und Nachverfolgung der auftraggeberseitigen Readiness- und Abnahmekriterien für die Betriebsübernahme

● Bewertung der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Transition-Meilensteine sowie Identifikation und Bewertung von Restpunkten, Abweichungen und Risiken

● Vorbereitung der auftraggeberseitigen Entscheidungen über Meilensteinfreigaben und Betriebsübernahme einschließlich Erstellung einer fundierten Go-/No-Go-Empfehlung; die formale Abnahmeentscheidung verbleibt beim Auftraggeber

● Nachverfolgung etwaiger Restpunkte bis zur vollständigen Transition-Abnahmen

Wissenstransfer & Übergang in den Betrieb:

● Begleitung und Qualitätssicherung des Wissenstransfers vom abgebenden Dienstleister bzw. Auftraggeber zum neuen MSP

● Steuerung der Betriebsübernahme (Change of Control) und der Ramp-Up-/Hypercare-Phase bis zur Gesamtabnahme und zum Beginn des Regelbetriebs; Definition, Überwachung und Bewertung geeigneter Exit-Kriterien für die Hypercare-Phase

● Sicherstellung des Inkrafttretens von Service Levels und Pönale-Regelungen mit Abschluss der Transition

Re-Transition / Exit-Management des abgebenden Dienstleisters:

● Steuerung und Überwachung der Exit- und Re-Transition-Aktivitäten des aktuellen (abgebenden) Dienstleisters aus

Auftraggebersicht; Durchsetzung der vertraglich vereinbarten Exit- und Mitwirkungspflichten

● Erstellung und Nachverfolgung eines integrierten Exit-/Übergabeplans in Abstimmung mit dem/den neuen MSP und dem

abgebenden Dienstleister (Übergabeobjekte, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Termine und Nachweise)

● Sicherstellung der vollständigen Rückgabe bzw. Übergabe von Systemen, Zugängen, Assets, Lizenzen, Daten und Dokumentation sowie - soweit vereinbart - der Datenlöschung/-vernichtung beim Altprovider

● Koordination und Qualitätssicherung des Wissenstransfers vom abgebenden Dienstleister (Vollständigkeit der Wissensobjekte, Klärung offener Punkte)

● Überwachung der Aufrechterhaltung des Regelbetriebs durch den Altprovider bis zum Change of Control; Vermeidung von

Betriebslücken und Doppelverantwortlichkeiten am Übergabestichtag

● Sicherstellung einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten vor, während und nach dem Change of Control einschließlich Klärung von Übergangs-, Rest- und Eskalationsverantwortlichkeiten (z. B. mittels RACI/RASCI)

● Frühzeitiges Flaggen von Verzögerungen oder Mitwirkungsdefiziten des abgebenden Dienstleisters, die den Betriebsstart oder die Meilensteine gefährden, inkl. Vorschlag mitigierender Maßnahmen

Schnittstellen & Koordination:

● Losübergreifende Multi-Provider-Koordination zwischen Onsite-Support-Leistungen (Los 1 der laufenden EU-Ausschreibung) und Leistungen in den Bereichen ITSM/Service Desk/Cloud (Los 2 der laufenden EU-Ausschreibung), insbesondere hinsichtlich Abhängigkeiten, Übergabepunkten sowie losübergreifenden Incident-, Change- und Governance-Themen

● Koordination mit dem abgebenden Dienstleister hinsichtlich Exit-/Mitwirkungspflichten und Übergabeobjekten

● Abstimmung mit Fachbereichen, Geschäftsführung und weiteren Stakeholdern des Auftraggebers (z.B. Einkauf)

Verbindliche Steuerungs- und Ergebnisartefakte / Deliverables:

● Auftraggeberseitige Transition-Governance einschließlich Rollen-, Gremien-, Kommunikations- und Eskalationsstruktur

● Integrierter Transition-Fahrplan einschließlich kritischer Pfade und Abhängigkeiten

● RAID-Log (Risiken, Annahmen, Issues und Dependencies) sowie Decision-/Change-Log

● Mitwirkungs- und Dependency-Tracker für Auftraggeber, neuen MSP und abgebenden Dienstleister

● Meilenstein- und Readiness-Bewertungen einschließlich Go-/No-Go-Empfehlung zur Betriebsübernahme

● Exit-/Re-Transition- und Übergabeplan einschließlich Verantwortlichkeitszuordnung

● Hypercare-Status und Empfehlung zur Überführung in den stabilen Regelbetrieb

● Transition-Abschlussbericht einschließlich offener Restpunkte, Maßnahmen und Übergabe in die Linien-/Betriebsorganisation