Für einen Kunden sind wir auf der Suche nach einem Microsoft 365 Experten - Aufbau Systemarchitektur (m/w/d). Das Projekt findet remote statt. Wir benötigen von Ihnen eine Angabe, wie viel Zeit Sie für jedes Arbeitspaket und jeden Zeichenpunkt einplanen sowie den jeweils veranschlagten Preis. Sie erhalten vorab Einblick in die bestehende Architektur, um Ihre Kalkulation entsprechend konkretisieren zu können. Arbeitspaket 1: + Projekt- & Aufgabenmanagement - 1 - Einrichtung projektbezogener Planner-Boards in Microsoft Planner (vorhanden) - Strukturierung nach HOAI-Leistungsphasen - Automatische ID-Vergabe für jede Aufgabe (z. B. „Proj. 760-0017“) - Integration in Microsoft Teams mit Kommunikation, Dokumentenablage und Aufgabenansicht + Zeiterfassung mit Abrechnungsbezug für Sonderleistungen - 1 - Power App zur projekt- und phasenbezogenen Zeiteingabe - Auswahl von Aufgaben-ID, Tätigkeit, Kategorie (z. B. "Regelleistung", "Zusatzleistung", "Sonderwunsch") - Möglichkeit zur Markierung besonderer Abrechnungstatbestände - Speicherung in SharePoint oder Dataverse - Exportfunktion nach Projekt, Zeitraum, Mitarbeitendem, Abrechnungsart + Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung - 1 - Digitaler Antrag & Genehmigung über Power Automate - Zentraler Abwesenheitskalender (inkl. Vertretung) - Berücksichtigung von Feiertagen - Übersichtliche Darstellung für Projektplanung + Rechnungswesen & Abrechnung - 1 - Zusammenführung von Zeiteinträgen und abrechenbaren Leistungen (inkl. Zusatzleistungen) - Projektweise Rechnungslisten (Excel/CSV) nach Tätigkeitstyp - Unterstützung bei der Rechnungserstellung und DATEV-konformer Export - Verknüpfung mit Angebots-/Vertragsdaten zur Nachverfolgbarkeit + Automatisierungen & Workflows - 1 - Erinnerungen bei fehlender Zeiterfassung oder überfälligen Aufgaben - Genehmigungs-Workflows für Urlaub, Verträge, Rechnungen - Automatisierte Statusänderungen - Warnhinweise bei Überschreitungen geplanter Stunden/Kosten + Reporting & Auswertung (Power BI) - 1 - Zentrale Dashboards mit Filteroptionen: - Projektstatus - Aufgabenstand (offen/überfällig/erledigt) - Urlaubsstand - Zeitbudget und tatsächlicher Aufwand - Abrechnung offener/zusätzlicher Leistungen - Exportfähige Übersichten für Geschäftsführung oder Projektleitung Arbeitspaket 2: + Baubesprechungs- und Protokollmanagement - 2 - Strukturierte Protokollvorlagen (z. B. Word oder Power App) - Direkte Übernahme von Protokollpunkten als Aufgaben - Verknüpfung zu Planner über Aufgaben-ID - Projektbezogene versionierte Ablage in SharePoint + Dokumentation & E-Mail-Verwaltung - 2 - E-Mail-Verknüpfung mit Projekten, Aufgaben-IDs und Protokollen - Manuelle oder automatisierte Ablage in SharePoint - Vollständige Projektkommunikation nachvollziehbar gesichert Arbeitspaket 3: + Angebots- und Vertragswesen (inkl. Sonderleistungen) - 3 wichtig (lässt sich noch einfach abbilden aktuell) - Erstellung & Verwaltung von Vorlagen: - Angebote (inkl. Stunden-/Pauschalleistungen) - Verträge (mit optionalen Leistungen) - Auftragsbestätigungen - SharePoint-basierte versionierte Ablage mit Metadaten (Projekt, Status, Betrag, Phase) - Erfassung und Zuordnung zusätzlicher Leistungen und besonderer Abrechnungspositionen (z. B. Nachträge, nicht vereinbarte Zusatzleistungen) - Automatisierter Freigabe-Workflow via Power Automate - Verknüpfung mit Abrechnungs- und Aufgabenmodul + Eingangsrechnungsverarbeitung - 3 - Digitale Ablage eingehender Rechnungen in SharePoint - Erfassung von Metadaten: Lieferant, Projekt, Betrag, Status - Freigabeworkflow mit definierten Prüfschritten - Export zur Weiterleitung an Steuerberatung (DATEV-kompatibel) Außerdem: + Regelmäßige Mitarbeiterbefragung - Microsoft Forms-Umfrage im Zweiwochenrhythmus - Inhalte: Skalenfragen, technische Rückmeldung, persönliche Befindlichkeit - Automatischer Versand per Outlook & Teams via Power Automate - Anonymität, zentrale Speicherung, optionale Auswertung in Power BI - Dokumentation für Verwaltung und Anpassung + Projektbezogene Bauüberwachungsdokumentation - Strukturierte Eingabemaske (Power App oder SharePoint-Formular) - Inhalte: Firma, Maßnahmen, Bilder, Witterung, besondere Vorkommnisse - Projektbezogene Speicherung und Versionierung - Verknüpfung mit Aufgaben-ID & Protokollen - Optional: mobile Eingabe durch Bauleiter - Export für Nachweise, Übergaben oder Gewährleistungsverfolgung